Cada vez mais, os impactos da tecnologia na medicina são atestados pelas inovações da saúde 4.0. O que muitos médicos ainda não perceberam, porém, é que esses avanços também já chegaram à área de gestão. Afinal, a utilização de um software médico pode trazer muitos benefícios.
Se você ainda não está certo de que vale a pena investir em uma ferramenta com essa, ou tem dúvidas sobre como escolhê-la, não se preocupe: este post foi feito para você!
Para te ajudar a entender como implementar um software em sua clínica, listamos aqui as principais vantagens que a adoção de um software médico pode trazer para a sua clínica. Então, continue lendo e confira!
Basicamente, trata-se de um sistema de computador desenvolvido especificamente para clínicas, hospitais e consultórios. Assim, ele conta com funcionalidades e ferramentas pensadas justamente para as demandas desses locais, agilizando sua rotina e os processos de trabalho.
Os softwares médicos podem ser desde simples ferramentas para o agendamento de consultas até sistemas de gestão completos. De todo modo, devem seguir as normas elaboradas pelo CFM (Conselho Federal de Medicina).
Entre suas funcionalidades podem estar o controle financeiro e de fluxo de caixa, a gestão de compras e de estoque, além do armazenamento e a análise de dados dos pacientes, com a emissão de gráficos e relatórios. Além disso, pode haver integração com outros softwares específicos, como prontuários eletrônicos, agenda, plataformas de assinatura digital etc.
Administrar agendas e o cadastro de pacientes por meio de fichas ou usar planilhas para o controle das finanças são atitudes do passado. Hoje, o uso de aplicativos e softwares médicos trazem inúmeros benefícios para o dia a dia de uma clínica. Vejamos, a seguir, os principais deles!
Um software de agenda médica, por exemplo, pode agilizar bastante o atendimento e reduzir a espera no consultório. Com ele, os dados do paciente são cadastrados uma única vez, sendo facilmente encontrados a cada consulta — algo bem diferente do que acontecia com as pilhas de fichas de papel arquivadas em ordem alfabética.
Antigamente, bastava o paciente dar um sobrenome diferente ou surgir algum erro na grafia do seu nome e, pronto, ficava bem difícil encontrar a sua ficha, ainda mais com uma sala de espera lotada.
Agora, além dessa busca ser facilitada, os dados podem ser acessados pelo médico durante a própria consulta, pelo prontuário eletrônico. Mais que isso: se for on-line, o software ainda permite o acesso e edição de qualquer lugar com acesso à internet.
Além de agilizar o atendimento, dar fim às fichas cadastrais e prontuários de papel representa uma otimização da organização tanto das informações em si, que podem ser facilmente acessadas e lidas sem chance de não entendimento da caligrafia, quanto do próprio espaço de armazenamento.
Arquivos em formato digital e armazenados em nuvem não requerem espaço físico para serem guardados, o que libera o ambiente da clínica e o torna mais agradável ao paciente. Além disso, esse armazenamento virtual mantém os dados mais seguros, sem risco de perda, extravio ou dano, como pode ocorrer com uma ficha física.
Também vale lembrar que o uso de prontuários eletrônicos, por exemplo, melhora todo o fluxo de trabalho dentro da clínica, uma vez que a comunicação entre a recepção, o consultório, a sala de exames, curativos, ou quaisquer outros profissionais envolvidos é feita via sistema.
Com os processos operacionais e de atendimento mais organizados, sobra mais tempo para atuar na gestão da clínica. Sem contra que, dependendo do software utilizado, ele próprio já funciona como uma ferramenta de gestão.
Um sistema integrado pode controlar as contas a pagar e catalogar todos os procedimentos e seus valores, permitindo a identificação daqueles que são mais lucrativos. Além disso, ao centralizar os dados financeiros facilita-se muito a gestão administrativa e o controle de estoque, o relacionamento com fornecedores, a emissão de relatórios, o controle de convênios e formas de pagamento etc.
Dessa forma, um médico pode ter acesso a informações como o número de consultas realizadas ou a quantidade de cancelamentos, por exemplo, o que lhe ajuda a identificar pontos de melhoria e a tomar decisões mais estratégicas no futuro.
Essa é outra grande vantagem dos softwares médicos: já que são regulamentados pelo CFM, eles devem ter a mesma segurança que é aplicada aos bancos e sigilo absoluto dos dados.
Assim, esses sistemas realizam backups diários, apresentam certificação digital SSL e utilizam criptografia para garantir toda a segurança e privacidade das informações. Além disso, é possível estabelecer controles de acesso e diferentes níveis de permissão para cada usuário.
No caso do armazenamento em nuvem, o sistema conta ainda com a manutenção garantida pelo fornecedor, e em caso de perda acidental é possível recorrer à recuperação automática, já que cópias de segurança são feitas quase em tempo real.
A possibilidade de acesso remoto às informações de um paciente pode agilizar bastante a rotina corrida de um médico, que nem sempre está no seu consultório. Afinal, utilizando um software médico on-line, é possível visualizar o cadastro ou prontuário de um paciente de qualquer lugar, por celular ou tablet.
Além disso, como os smartphones continuam se tornando mais populares, essa tecnologia ainda vem mudando a relação médico-paciente. Hoje, uma clínica se beneficia desse comportamento ao enviar SMS para confirmar consultas, por exemplo, ou lembretes quanto à marcações de rotina, mensagens de aniversário, entre outras.
Embora todo sistema tenha um custo de implementação, é notável o seu retorno financeiro em forma de aumento da produtividade, liberação de funcionários para tarefas mais estratégicas, redução de custos (como de telefone ou papel), melhora da experiência do paciente e muitos outros que trazem resultados consistentes para o seu negócio. Em outras palavras, a adoção de um software médico representa uma grande economia para a clínica.
Na hora de escolher um sistema para a sua clínica ou consultório, é importante ter em mente alguns pontos, principalmente em relação às suas necessidades, objetivos e ao orçamento disponível para essa empreitada. Vale pensar, por exemplo, nos processos que você deseja informatizar, além de avaliar se você já tem a infraestrutura necessária — ou seja, se os equipamentos da sua clínica têm a configuração compatível com a instalação.
Nesse sentido, para escolher o melhor software médico é preciso avaliar:
O software médico da iClinic, por exemplo, é líder de mercado e muito simples de usar. Ele oferece agenda on-line e prontuário personalizável, descomplicando a gestão e facilitando o dia a dia de todos que atuam em uma clínica, desde a recepcionista até o próprio médico!
Enfim, como vimos, um software médico figura entre os avanços tecnológicos que vêm mudando a medicina e o atendimento em saúde. Então, se a sua clínica deseja acompanhar o mercado, não pode ficar fora dessa revolução. Pense nisso!
Gostou da leitura? Agora que você já conhece os benefícios de um bom software médico, que tal compartilhar este post com seus colegas nas redes sociais?
Cometer falhas ao administrar qualquer negócio pode trazer prejuízos à produtividade e aos resultados. No entanto, quando se trata de erros na gestão de hospitais, a questão fica ainda mais séria — afinal, é um trabalho que envolve a vida das pessoas.
É um grande desafio lidar com equipes de diferentes setores visando oferecer um atendimento de qualidade e a sustentabilidade financeira da instituição. Isso porque, quando se trata do setor hospitalar, os custos são altíssimos.
Dessa maneira, é papel do gestor pensar em estratégias para otimizar todos os processos, reduzir as falhas e, assim, garantir a segurança do paciente, oferecendo bons resultados.
Elaboramos este post para que você conheça 7 erros que deve evitar para fazer uma gestão eficiente de um hospital. Acompanhe!
Os setores hospitalares devem trabalhar de forma orquestrada para que os processos sejam realizados de modo completo e eficiente. Mas, para isso, é preciso que a comunicação esteja bem estruturada entre as equipes. O alinhamento nesse setor aumentará a produtividade, otimizará as rotinas, diminuirá desperdícios e reduzirá erros na gestão de hospitais.
A troca de informações deve acontecer em todos os procedimentos — como registros feitos no prontuário dos pacientes, realização de exames, emergências, mudanças de plantão, transferências de pacientes, entre outras ações.
Implementar políticas de comunicação entre os departamentos é o que ajudará o gestor a ter uma visão global do funcionamento de todo o hospital, identificando pontos que precisam ser corrigidos ou aprimorados. Além disso, quando os colaboradores entendem como se dá o fluxo de informações eles ficam mais cientes de seu papel dentro dos processos — o que aumenta o comprometimento e o engajamento das equipes.
Dessa maneira, é imprescindível trabalhar a cultura organizacional, realizar reuniões periódicas e investir na automatização dos processos a fim de fazer a integração entre os setores. Assim, todos poderão trabalhar por um objetivo comum, ou seja, um atendimento de excelência.
Realizar a gestão de estoques vai reduzir desperdícios, evitar a falta de materiais e medicamentos, além de facilitar a negociação com fornecedores. Todos esses benefícios vêm da organização que permite ao hospital ter um planejamento prévio das suas compras.
É importante gerenciar todos os estoques do hospital, não somente da farmácia e do almoxarifado. Isso porque outros setores também estocam — como UTIs, centros cirúrgicos, unidades de pronto atendimento, ambulâncias etc.
A dica é unificar os dados de todos os estoques da instituição para que o gestor evite perder itens por estarem vencidos ou realizar compras desnecessárias. Fazer um inventário com entrada e saída de todos os produtos — você pode ter a ajuda de softwares específicos — ajuda a otimizar essas ações.
Para um hospital funcionar, é fundamental que os seus equipamentos sejam de qualidade, evitando que pacientes e técnicos corram riscos. Por isso, uma boa gestão precisa acertar na escolha desses aparelhos. Nesse caso, é importante observar:
Falando em equipamentos, um dos erros na gestão de hospitais é justamente descuidar de sua manutenção. Mesmo que o equipamento seja durável e de alta qualidade, o seu uso diário provocará desgastes, por isso é fundamental realizar ações preventivas.
Esse cuidado é uma forma de atender às exigências da Vigilância Sanitária e de garantir a segurança de pacientes e dos colaboradores. Além disso, você evita contratempos como deixar de realizar procedimentos importantes por conta de um aparelho quebrado ou com defeitos.
A manutenção preventiva periódica tem como objetivo prever possíveis falhas. Por meio delas, você consegue solucionar um problema com antecedência, prolongando a vida útil da máquina. Nesse momento, é fundamental seguir um roteiro nos cuidados com os equipamentos — como avaliação de desempenho e segurança — função realizada pelo serviço de engenharia do hospital.
Quando o aparelho já está apresentando falhas, e por isso está inoperante, realiza-se a manutenção corretiva, visando assim reparar os problemas apresentados.
É preciso que a gestão hospitalar realize uma análise minuciosa das glosas médicas aplicadas pelas operadoras de plano de saúde, já que isso atinge diretamente as contas da instituição. Muitas vezes, o motivo é causado por erros operacionais, como:
É importante investir na capacitação das equipes para reduzir qualquer tipo de falha que possa gerar as glosas médicas. Desse modo, o planejamento financeiro e o relacionamento com as empresas de planos de saúde não ficam comprometidos.
O treinamento não deve ficar disponível apenas para os colaboradores envolvidos com as glosas médicas, mas sim para todas as equipes hospitalares. A capacitação deve ser periódica para que todos:
Um dos erros na gestão de hospitais é não adotar uma padronização para a realização dos procedimentos. É fundamental que todos os colaboradores “falem a mesma língua” e trabalhem de forma mais organizada e integrada. Seguir um padrão pode ajudar até mesmo em tarefas mais simples, como fornecer uma orientação ao paciente de forma eficiente.
Assim, os processos são otimizados, não há divergências nas ações e, consequentemente, o serviço ganha qualidade.
É importante adotar estratégias capazes de reduzir os erros na gestão de hospitais. Além de impactar positivamente no desempenho dos colaboradores e no atendimento aos pacientes, a instituição terá resultados também nas finanças — com a diminuição de desperdícios e despesas desnecessárias.
Quer mais dicas para fazer uma administração mais eficiente em estabelecimentos de saúde? Conheça então a importância da metodologia 5S na gestão hospitalar!
Avaliar como anda a administração de um hospital e a qualidade dos serviços prestados é extremamente importante. Porém, essa não é uma tarefa simples. Para conseguir acompanhar os resultados do negócio, é essencial conhecer e usar os indicadores de gestão hospitalar — prática capaz de fazer toda a diferença nos seus resultados.
Afinal, ao ter esses indicadores em mãos é possível rastrear a eficácia operacional e garantir que todas as suas equipes estão trabalhando dentro das normas exigidas e dos padrões de qualidade.
Quer saber mais sobre o assunto? Continue a leitura!
Os indicadores são dados e índices sobre setores distintos do hospital que ajudam o gestor a:
Definir os índices de forma correta é imprescindível para acompanhar os pontos certos que precisam de atenção e, dessa forma, melhorar a organização administrativa, financeira e a assistencial do hospital.
A análise frequente desses dados ajuda o gestor a compreender de forma mais apurada a realidade do hospital, prevendo cenários e tomando medidas mais acertadas e adequadas para aumentar a produtividade, a lucratividade e a assistência médica prestada aos pacientes.
Muitos indicadores podem ser usados na gestão hospitalar, já que as áreas a serem monitoradas também são várias — normalmente, esses dados podem ser extraídos de softwares de gestão. Separamos alguns indicadores importantes para a maioria dos hospitais. Veja quais são eles a seguir.
Como o próprio nome sugere, essa taxa mensura a quantidade de leitos ocupados, indicando o perfil de utilização, a média de permanência e o intervalo de substituição.
Com a posse desses dados, o gestor é capaz de conhecer melhor o perfil de ocupação do seu hospital e a maneira como os leitos são usados. Vale lembrar que os custos para a manutenção de leitos são altos e, por isso, quanto mais informações estiverem disponíveis, melhor será a gestão desse recurso.
Dependendo dos números apresentados o gestor consegue saber, por exemplo, se o hospital está atuando abaixo ou acima da sua capacidade. O índice é dado pela relação percentual entre o número de pacientes atendidos por dia e o número de leitos disponíveis. Nesse cálculo, são excluídos os leitos bloqueados (por manutenções, infecções ou outros motivos).
Revela o tempo médio de desocupação do centro cirúrgico, ou seja, é o tempo em que o leito fica desocupado entre a saída de um paciente e a chegada do próximo.
O índice é calculado com a multiplicação do percentual de desocupação pela média de permanência. Então, divide-se o resultado pela porcentagem de ocupação.
A partir desse valor, é possível avaliar como o bloco cirúrgico e os leitos hospitalares são utilizados. Um índice alto significa ociosidade relevante nas vagas desse setor, o que é capaz de comprometer a assistência aos pacientes que estão na fila de espera por uma cirurgia.
Por isso, é muito importante que o gestor planeje de forma adequada o uso das salas e dos leitos cirúrgicos, de forma a reduzir a ociosidade e oferecer um atendimento mais satisfatório e de qualidade aos pacientes.
Esse indicador mede o tempo total de atendimento a um paciente, considerando desde o momento em que ele chega ao hospital até a sua saída (incluindo os motivos para isso, como transferência, alta ou óbito).
A partir desses dados, é possível conhecer melhor o perfil dos atendimentos e, assim, procurar alternativas para reduzir o tempo médio de espera dos pacientes e otimizar processos.
Esse indicador é mais recomendado para os hospitais que trabalham com internações curtas. Isso porque ele é calculado a partir do número total de pacientes atendidos durante um determinado período de tempo, que é dividido pelo número de pacientes que deixam o hospital nesse mesmo intervalo de tempo.
Para analisar melhor os dados desse indicador é fundamental que o gestor saiba o perfil dos atendimentos realizados no hospital, os tipos de procedimentos oferecidos e o perfil clínico dos pacientes, já que todos esses itens influenciam no tempo médio de permanência.
No caso dos hospitais que trabalham com internações de longa permanência, o ideal é que o cálculo seja adaptado para: a soma dos dias de internação de cada paciente dentro de determinado período dividido pelo número total de pacientes dentro desse mesmo tempo.
Um índice elevado, nesse caso, pode ser uma fonte de informações preciosa. Pode significar, por exemplo, que o paciente passa muito tempo aguardando a realização de um procedimento ou exame, ou que os pacientes passam longos períodos internados se recuperando de infecções pós-cirúrgicas, principalmente se a taxa de infecção hospitalar for elevada.
Também pode ser chamada de taxa de infecção associada a cuidados de saúde. Esse índice ajuda a observar a quantidade de vezes em que os pacientes tiveram infecções durante um tratamento médico.
Um número muito elevado pode indicar que o hospital não está seguindo as diretrizes de saneamento e segurança como deveria, situação que precisa ser revista com urgência.
Seu valor é dado pelo número de pacientes infectados dividido pelo total de pacientes atendidos durante um período.
A readmissão é considerada quando um paciente retorna ao mesmo hospital depois de ter tido alta. Quando há muitos casos é preciso ter atenção, pois a alta pode ter sido dada de maneira equivocada ou o serviço prestado pode estar insatisfatório.
Acompanhar nesse número é muito importante, pois os pacientes que retornam tendem a ser mais dispendiosos ao hospital . Lembre-se que os casos deles poderiam ter sido resolvidos anteriormente.
O índice é calculado com a divisão do número de readmissões pelo total de pacientes atendidos dentro de um período.
É possível calcular a rentabilidade por médico, convênio, procedimento, setor, especialidade, entre outros. Para calcular a rentabilidade geral e a eficiência administrativa, uma sugestão é o uso do ROI (Retorno sobre o Investimento, em inglês).
O ROI é a representação da produtividade decorrente do uso dos recursos. Assim, quanto mais produtivo for o hospital, mais bem aproveitados serão os recursos investidos.
Por meio desse dado, o gestor consegue entender qual o retorno do hospital em relação ao montante financeiro investido.
Esse é um dos indicadores de gestão hospitalar mais importantes, porque avalia se o hospital é capaz de faturar de maneira equilibrada, evitando perdas que comprometam a sua saúde financeira.
É possível calcular o faturamento de acordo com vários parâmetros, como convênios, especialidades, procedimentos, etc. Assim, o gestor consegue identificar, por exemplo, qual convênio é mais rentável ou quais especialidades trazem maior e menor lucro.
Para fazer o cálculo de maneira correta, é fundamental registrar todos os procedimentos aos quais os pacientes são submetidos e garantir que esses dados sejam registrados de maneira adequada.
Como você viu, os indicadores de gestão hospitalar são muito importantes. Eles ajudam o gestor a ter uma visão mais clara e precisa de todos os setores do hospital, tanto da parte de qualidade de atendimento, quanto das questões financeiras.
É claro que essas são apenas algumas sugestões e existem outras possibilidades de métricas, dependendo das necessidades do gestor e das características do hospital.
Gostou de saber mais sobre os indicadores de gestão hospitalar? Assine a nossa newsletter e receba outras informações interessantes diretamente no seu e-mail!
Um hospital ou uma clínica médica não podem parar suas atividades, por isso, todos os setores devem estar com a infraestrutura em ordem para evitar contratempos ou riscos à saúde e segurança dos pacientes. Nesse sentido, é fundamental ser criterioso com a escolha do fornecedor de equipamentos médicos.
Estamos falando de produtos altamente tecnológicos e que exigem um investimento alto. Por isso, é tão importante que o gestor hospitalar saiba como selecionar as melhores empresas, evitando dores de cabeça no futuro.
Neste post, vamos ajudá-lo nessa escolha. Acompanhe e veja algumas dicas para que você encontre bons fornecedores desse setor e construa parcerias de sucesso!
A medicina está em constante evolução, e a tecnologia, cada vez mais presente nas técnicas cirúrgicas, diagnósticos por imagem e em itens voltados para o cuidado do paciente. Dessa maneira, é importante que o fornecedor de equipamentos médicos acompanhe essa inovação e forneça produtos de alta tecnologia.
Por isso, antes de fechar a compra, peça demonstração dos produtos e solicite à empresa os detalhes técnicos, como a tecnologia empregada e a origem dos equipamentos — a escolha por empresas que comercializam produtos de fornecedores mundiais de renome pode fazer a diferença no atendimento da sua clínica ou hospital.
Além da tecnologia dos equipamentos, verifique, ainda, a diversidade da linha de produtos. Desse modo, você consegue adquirir mais itens de um mesmo fornecedor — além de economizar tempo, consegue condições melhores de preços e pagamentos.
Não é segredo para ninguém que os equipamentos do segmento médico têm um custo mais elevado, principalmente pela alta tecnologia empregada. No entanto, antes de escolher o seu fornecedor, considere a relação custo-benefício do produto.
Em primeiro lugar, faça uma pesquisa de mercado e compare os preços com a qualidade dos produtos oferecidos. Selecione as empresas que você considera que trabalham com valores competitivos e pesquise sobre:
Verifique, ainda, a possibilidade de negociação e até de financiamento para que você tenha tranquilidade para fazer essa aquisição.
Hoje, a concorrência é grande em qualquer segmento, por isso, é natural ficar perdido na hora de escolher uma empresa. A dica, nesse caso, é considerar o tempo de mercado do fornecedor.
É um indicativo de solidez do negócio e também do bom atendimento prestado. Assim, você fica tranquilo ao adquirir o equipamento médico, porque tem a garantia de que a empresa é séria e vai oferecer todo o suporte necessário.
Além do tempo de mercado, verifique, ainda, a reputação do fornecedor de equipamentos médicos. Com o mundo conectado, você pode obter essas informações diretamente no seu computador de forma bastante rápida. Basta pesquisar na Internet e conferir se há reclamações contra a empresa.
É uma maneira de descobrir se o fornecedor preza por um atendimento de excelência, se os produtos realmente são de qualidade, se há comprometimento com os prazos, como é o pós-venda etc.
É importante conhecer a experiência de outros clientes com o fornecedor em questão. Por isso, se possível, peça referências para gestores de outras clínicas médicas ou hospitais.
Nessa conversa, você consegue descobrir, por exemplo, se a empresa honra com o que foi combinado, as possibilidades de negociação e o atendimento oferecido, caso surja algum problema.
Uma maneira de conhecer de perto os fornecedores e os produtos oferecidos é participando de feiras e eventos voltados para esse segmento. Você terá a oportunidade de conversar com os representantes da empresa, conhecer de perto a tecnologia comercializada e tirar todas as suas dúvidas.
Você precisa encontrar um fornecedor de equipamentos médicos que vá facilitar a rotina dos seus serviços e elevar a qualidade do atendimento, certo? Então, busque empresas com alguns diferenciais, como:
A tecnologia empregada nos equipamentos deve ser atual, por isso, procure por empresas que trabalham com grandes fornecedores e marcas conceituadas, ou seja, que prezam por um padrão internacional de qualidade.
Dessa maneira, você adquire um produto altamente diferenciado — o que vai aprimorar seus serviços médicos e causar uma boa impressão nos seus pacientes.
É importante que a empresa facilite a vida do gestor. Por isso, ganha pontos quem trabalha não só com os equipamentos médicos, mas também com os acessórios específicos desses produtos.
Essa praticidade facilita a aquisição desses itens, visto que você já conhece o fornecedor, recebe a orientação necessária e não precisa perder tempo fazendo uma pesquisa.
Você precisa ter certeza de que a empresa se compromete com o que foi acertado na venda, como a entrega no prazo. Afinal, estamos falando de equipamentos médicos — indispensáveis para o andamento dos trabalhos de uma clínica ou hospital.
Por isso, valorize fornecedores que tenham uma postura transparente com o cliente, ou seja, que não vão deixar você na mão, prejudicando seu trabalho e o atendimento aos pacientes.
Em qualquer segmento de negócio, é muito comum encontrarmos empresas que oferecem um atendimento de primeira na pré-venda, mas abandonam os clientes assim que a venda é concretizada.
No caso de equipamentos médicos, isso é inadmissível, já que a sua clínica ou hospital não podem parar suas atividades por uma falha técnica, por exemplo. Dessa forma, um ponto que merece atenção é o pós-venda.
Confirme se há um atendimento depois da aquisição do produto — com um suporte técnico qualificado e ágil — para que você não tenha problemas no futuro. Empresas com sedes em diferentes localidades são uma garantia de um atendimento mais rápido.
São vários os fatores que você precisa avaliar antes de escolher um fornecedor de equipamentos médicos. Faça uma pesquisa minuciosa e selecione uma empresa que acompanhe as novidades tecnológicas do setor, que tenha solidez no mercado e ofereça um atendimento diferenciado.
Quer acompanhar outros posts como este, que vão facilitar a gestão da sua clínica ou hospital? Assine a nossa newsletter e receba conteúdos atualizados diretamente em sua caixa de e-mail!
