O dia a dia do setor de compras de uma clínica ou hospital é repleto de desafios. O setor lida com os recursos, negocia com fornecedores e precisa ter um conhecimento do mercado para se valer das melhores estratégias, evitando prejuízos.
Por isso, para auxiliar esse trabalho, é fundamental fazer uma análise detalhada dos dados para saber como está o desempenho do setor e quais caminhos seguir nas próximas negociações. Como fazer isso? Acompanhando os indicadores para a gestão de compras.
Quer alcançar a eficiência nesse departamento da sua clínica ou hospital? Então confira a seguir os principais indicadores para a gestão de compras. Boa leitura!
É um indicador que mede o intervalo de tempo entre a solicitação da compra e o atendimento efetivo dessa demanda. Em outras palavras: é o prazo de entrega do material. Mede, portanto, a eficiência na operação ou o sucesso no processo de compras.
O lead time é importante para fazer a programação das compras. Dessa forma, você não fica com o estoque desabastecido, prejudicando os serviços do hospital. Imagine faltar algum item para os atendimentos de emergência por conta de um lead time alto. Tendo ciência do prazo de entrega dos fornecedores, você pode se antecipar, evitando a falta de material.
Além disso, essa informação é importante para que os profissionais da área de compras possam entender o tempo decorrido da solicitação de um item até sua entrega.
Assim, podem repensar alguns processos internos: será que existe alguma etapa muito burocrática? Será que o tempo de aprovação para a compra no próprio hospital é que gera um lead time alto? O que pode ser feito para conseguir mais agilidade?
O indicador serve também para avaliar a conduta dos parceiros. Com isso, caso seja constatado que a empresa não cumpre os prazos acertados ou demora para entregar a mercadoria, é possível eleger outros fornecedores.
É o indicador para a gestão de compras que mede o prazo médio de pagamento às empresas fornecedoras. O cálculo tem como objetivo identificar a diferença entre a data da realização de um pagamento menos o dia em que tal compra foi faturada, ou seja, que o recurso saiu do caixa do hospital.
Qual a função de analisar esse prazo? Serve para fazer um controle eficiente do fluxo de caixa da empresa e também para entender qual é a sua relação de compra com os parceiros. Dessa forma, é sempre melhor para as receitas do hospital contar com prazos maiores e mais fracionados.
É claro que essa condição deve ser analisada, pois, em muitos casos, o pagamento à vista garante um bom desconto, o que pode valer a pena.
Quando as compras ocorrem em grande volume, fica mais fácil para o setor de compras negociar melhores preços e prazos de pagamento. Agora, quando a solicitação é feita para poucas quantidades, esse poder de negociação é, muitas vezes, perdido.
Por isso, é essencial conhecer o indicador para gestão de compras chamado de custo por pedido para saber se a instituição está gastando mais que o necessário.
Para realizar esse cálculo, é necessário dividir o total gasto no mês pela quantidade de pedidos realizados. Dessa forma, se o custo por pedido estiver elevado, o setor de compras pode tomar algumas providências, como:
É o indicador que mede a eficiência das empresas fornecedoras. Em um hospital, é essencial contar com parceiros comprometidos e que, dessa forma, não descumprem o que ficou acertado no momento da compra — o que poderia prejudicar os atendimentos aos pacientes.
A performance dos fornecedores inclui:
É ideal que o setor de compras faça a medição periódica desse indicador e consiga fazer parcerias com os melhores fornecedores, facilitando, assim, as próximas negociações para o hospital.
Um dos indicadores para a gestão de compras mais importantes é o saving. Com ele, é possível medir o ganho do que foi orçado em relação ao que foi adquirido — o que demonstra a eficácia de pesquisa e negociação do setor de compras.
Dessa maneira, o objetivo dessa métrica é saber quanto foi economizado com a compra, gerando, assim, um ganho financeiro para o hospital nas aquisições de produtos.
O setor de compras de um hospital tem a responsabilidade de adquirir os produtos de modo a fazer a reposição do estoque. No entanto, o desafio é saber a quantidade correta de itens necessários, para que seja possível abastecer o hospital e também evitar perdas por produtos em excesso.
Por isso, é necessário fazer o cálculo da precisão dos pedidos para que os recursos sejam direcionados de forma correta para as compras, evitando, assim, prejuízos ou falta de algum item. Para isso, é preciso verificar se as ordens de compra foram cumpridas de acordo com o solicitado ou se é necessário melhorar a gestão de estoque.
Por fim, o indicador para a gestão de compras que mede a evolução do preço compara os valores antes praticados com os atuais, com o objetivo de mensurar as oscilações durante as compras. O hospital pode usar esse indicador para analisar se há algum período com oferta melhor dos produtos.
Os indicadores para a gestão de compras são essenciais para que o hospital tenha uma eficiência maior em suas aquisições. Com eles, é possível avaliar os prazos de entrega, variação de preços e qualidade dos fornecedores — facilitando as próximas negociações.
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O workflow é um termo que, traduzido, significa “fluxo de trabalho”. Seu conceito principal é melhorar a organização do fluxo de informações de uma instituição por meio da automatização de processos.
Essa automatização constitui em uma série de etapas e regras estabelecidas que buscam a sincronização das atividades de departamentos para melhorar os processos internos e facilitar e o fluxo de informações.
Na área hospitalar, o fluxo de informações é dinâmico e necessita de agilidade e atenção. Essas informações envolvem processos organizacionais complexos, como: fichas de pacientes, agendamento de consultas e cirurgias, repasse de atividades, entre outros. Geralmente, esse conteúdo é armazenado em um considerável volume de papéis. Por isso, faz-se necessário o uso de ferramentas adequadas para evitar e perda de informações e desorganização das atividades internas.
Por esta razão, o workflow é uma ferramenta essencial para manter as atividades e informações organizadas de uma forma segura, ágil e eficiente.
O workflow atua no controle e automatização de processos. Ou seja, é realizado o gerenciamento das atividades internas, visando a sincronia de informações e aumento da produtividade dos colaboradores.
A abordagem utilizada é baseada na arquitetura cliente-servidor. Essa arquitetura é uma tecnologia que utiliza sistemas da computação para manutenção de informações (servidor) para responder o cliente quando há um pedido, diretamente em seu e-mail, por exemplo.
Ou seja, o método do workflow atua diretamente com a tecnologia para facilitar o fluxo de informações, tanto interna quanto externa.
Essa tecnologia permite alocar e maximizar os recursos para melhorar os serviços de saúde de forma prática e eficiente. Como exemplo:
Com a automatização dos processos, os atendimentos passam a ser mais controlados e segmentados, tornando a atividade do colaborador mais eficiente. O workflow no atendimento ajuda o colaborador a visualizar a resolução de problemas, otimizando o tempo.
Com o controle das atividades, o workflow melhora a organização e distribuição das funções dos colaboradores como um todo. A sincronia e fluxo das informações passam a ser mais dinâmicos, tornando cada atividade mais clara e responsiva àquela pessoa ou departamento.
O workflow auxilia no agendamento de consultas e outros atendimentos médico, como: cirurgias e internamentos pelo meio online. A gestão da agenda é mais otimizada, organizada e segura, já que as informações são armazenadas em sistemas computacionais.
Analisar as despesas e corte de gastos é uma tarefa complexa para ser realizada manualmente. Com o workflow é possível visualizar e ter uma gestão financeira mais eficaz. Nesse método é mais fácil identificar os locais em que há maior necessidade de análise, corte e aumento de investimento.
O workflow utiliza da tecnologia de sistemas de computação para auxiliar nos processos internos. Com isso, quando surge a necessidade de tomar alguma decisão urgente, o colaborador consegue visualizar qual é a melhor ação a tomar.
Existem diversas etapas para encaminhar e aprovar o paciente a alguma cirurgia. Geralmente, quando o processo não está bem alinhado podem surgir alguns problemas, como: erros de documentação ou agendamentos equivocados. Com o workflow automatizado, o repasse das informações é validado e efetuado somente se elas estiverem completas.
Os benefícios que o workflow traz para hospitais e clínicas são essenciais para quem deseja melhorar o fluxo de atividades internas. Por meio da automatização, as atividades se tornam menos complicadas para o colaborador. Por isso, a tecnologia é uma aliada, sendo o pilar para que todas as atividades sejam otimizadas.
A Medicalway é referência na comercialização de equipamentos modernos e tecnológicos aos hospitais e clínicas médicas. Acompanhe a nosso blog e a página do Facebook para saber mais sobre o nosso trabalho!
Ter uma boa gestão é essencial para alcançar o sucesso de qualquer ramo de negócios. A gestão é responsável por organizar e alinhar as operações para que cada colaborador esteja sintonizado com os objetivos da organização. Por isso, é necessário implementar novas ferramentas e trabalhar em mudanças estratégicas. Na área da saúde, a gestão hospitalar é responsável direta pela segurança dos pacientes e por salvar vidas.
Um hospital que esteja com muitas filas, falta de organização na marcação de consultas ou com excesso de reclamações no atendimento, por exemplo, deve procurar maneiras de otimizar os processos da gestão rapidamente. Para isso, uma das ferramentas mais utilizadas na aplicabilidade de novas estratégias é a Metodologia dos 5S.
Criada pelo químico e Dr. Kaoru Ishikawa, de origem japonesa, os 5S têm como objetivo instruir os colaboradores sobre a importância da organização e novos hábitos, limpar o ambiente, evitar desperdícios, aumentar a produtividade e otimizar o tempo padronizando processos.
Tudo isso baseado em 5 princípios representados pela palavra japonesa: seiri, que pode ser traduzida como “senso“. Confira:
Nesse caso, o seiri estabelece que é essencial separar o necessário do desnecessário e descartar o que for inútil àquele espaço. Visando maior aproveitamento do ambiente e organização dos materiais.
Após realizar a separação dos materiais e descartar o que for inútil, é necessário colocar as coisas em seus devidos lugares e classificar os objetos para manter a organização e otimizar o tempo para quem for buscar algo.
É a limpeza regular do ambiente. Essa etapa é uma das mais importantes no processo, pois um ambiente que esteja devidamente limpo causa conforto e motivação nos colaboradores.
Essa é a etapa em que se padroniza as etapas anteriores, ou seja, normaliza e impõe rotinas aos colaboradores em relação a limpeza, organização e utilização do ambiente.
Nesse último passo, a ideia é fazer os colaboradores criarem a autodisciplina para que as etapas anteriores virem um hábito e passem a ser o “estilo de vida” do hospital. É a etapa que vai manter rodando todos os processos anteriores.
Para que os 5S da gestão hospitalar sejam implantados corretamente, é necessário fazer um bom planejamento, que deve incluir os seguintes procedimentos:
A metodologia 5S, além de melhorar a gestão, facilita e agiliza o atendimento aos pacientes, o que é imprescindível na área hospitalar. Por isso, além do planejamento, é importante que a equipe esteja determinada em aplicar e manter novos hábitos.
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Indispensáveis em qualquer centro médico, desde clínicas a hospitais, os equipamentos hospitalares são essenciais para a saúde dos pacientes. No combate para salvar vidas, eles auxiliam os profissionais da saúde para oferecer diagnósticos e tratamentos com maior precisão em todo o processo médico – da sala de emergência à mesa de cirurgia.
E como esses equipamentos são tão importantes para manter vidas, é preciso tomar o maior cuidado possível com a manutenção deles e, principalmente, com a aquisição e instalação.
Dessa forma, a Anvisa (Agência Nacional de Vigilância Sanitária), criou um manual para boas práticas e cuidados de equipamentos hospitalares, que tem como função principal garantir a segurança tanto dos colaboradores e profissionais da saúde, quanto dos pacientes.
O manual de Boas Práticas de Aquisição de Equipamentos Médico-Hospitalares, visa oferecer procedimentos seguros para aquisição de equipamentos hospitalares para instituições de saúde públicas e privadas, que utilizem o processo de licitação, mas segundo o próprio documento, é possível adaptar para demais instituições de saúde.
Então se você busca orientações para como realizar o correto procedimento de recebimento de equipamentos hospitalares, este trecho da Parte B, sobre procedimentos operacionais da instituição, irá te ajudar:
Procedimentos de Recebimento e Aceitação.
a) Inspeção de recebimento. Técnica designada para recebimento do equipamento. A equipe deverá realizar uma inspeção visual do equipamento entregue pelo fornecedor, para assegurar que:
- 1. O equipamento corresponde àquele especificado no edital.
- 2. O equipamento está completo, com todos acessórios e documentação técnica especificados no edital.
- 3. Não existem partes do equipamento e seus acessórios danificados. E
- 4. O equipamento está compatível com os requisitos de pré-instalação aprovados pelo fornecedor.
b) Formalização do recebimento. A equipe técnica comunicará à unidade competente da instituição, o recebimento formal do equipamento, para a adoção das providências necessárias ao cumprimento das condições e prazos previstos no contrato firmado entre o fornecedor e a instituição.
c) Identificação do equipamento. Após seu recebimento formal, o equipamento deve receber um código de identificação apropriado, a fim de incluí-lo no patrimônio e no sistema de gerência e manutenção da instituição.
d) Formalização da aceitação. A equipe técnica comunicará à unidade competente da instituição, o aceite final do equipamento, para adoção das providências necessárias ao cumprimento das condições e prazos previstos no contrato firmado entre o fornecedor e a instituição.
Mais a frente do mesmo documento, a Anvisa também fala sobre a instalação dos equipamentos. E segundo ela, “a instalação do equipamento médico-hospitalar deve ser realizada pelo fornecedor ou seu representante autorizado, devendo ser iniciada exclusivamente após seu recebimento formal e aprovação dos requisitos de pré-instalação.” Após isso, o fornecedor, ou representante autorizado, deve realizar testes no equipamento, demonstrando o seu funcionamento a equipe técnica, que deve acompanhar o processo de instalação.
Seguir essas instruções da Anvisa é importante, pois garantem a entrega correta e o bom funcionamento dos equipamentos, evitando o risco de uma falha ou problema no momento de salvar uma vida.
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